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          “四要素”搞定大型會議會務與大型會議會務分工明細
          2019-11-05 09:47

            大型會議會務工作不僅僅是任務量巨大,工作細節繁瑣等等,其分工也需要極其的嚴格明確,那么想要做好一場會議會務工作,我們需要從哪些方面下手呢?下面小編為大家總結了四個要素,并附上了人員分工明細表,包你順利完美的完成工作,快來看看吧。

          QQ截圖20191024134247.png

          一、“四要素”搞定大型會議會務



            我們可以從這四個方面進行工作:會議方案)會議場地)會議流程和會議總結。


           。ㄒ唬⿻h方案的制定


            1、會議方案需要明確會議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關系,使各場次會議能順利銜接。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛工作等內容。


            2、加強溝通,一方面需要加強與上級的溝通請示工作。另一方面,需要加強橫向的溝通銜接工作。各個部門要密切配合和相互協作,加強與上述部門溝通對接工作。


            3、合理安排分解工作任務,明確工作職責,使各部門能夠按照時間表完成工作。


           。ǘ⿻h場地的布置


            會議開始前,會務組織者提前對會場、住地進行觀察了解,并做相應的會場布置。例如會場、會議用品的準備;迎送接待儀式的確認及排練;乘車安全和用餐標準。


           。ㄈ⿻h流程的執行


            為了確保會議的順利進行,也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程,最好事先確定會議的流程圖或者流程表。還要做好會議服務工作,包括會議報到、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音攝像、車輛安排、食宿安排等工作。


           。ㄋ模⿻h結束的總結


            全面做好會后總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓,對已有的會務工作流程,工作規則等進行修改和完善,使之更加適應新時期會務工作的需要。

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          二、大型會議會務分工明細



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            負責接待與會務管理科全面工作:


            1、協助落實校領導出席各類活動的安排,二級單位邀請校領導出席活動的協調安排


            2、按工作指引配合校內各單位做好專項接待與會務工作;


            3、 完成領導交辦的其他工作。


           。ǘ┛茊T


            1、協助負責兩辦牽頭組織的校外單位來訪接待工作;


            2、協助負責由兩辦牽頭組織的全校性會議和大型活動;配合會議承辦單位做好會務工作;


            3、協助管理學校紀念品的設計、制作和領取登記等工作,交流紀念品的登記移交工作;


            4、完成領導交辦的其他工作。


           。ㄈ┕ぷ魅藛T


            1、協助負責學校辦公室管理的會議場所使用登記工作和各類會議的會場服務工作;


            2、完成領導交辦的其他工作;


            3、協助負責學校辦公室管理的會議場所和設備維護工作。

          QQ截圖20191024134316.png

            以上是小編針對做好大型會議會務工作需要哪些要素,以及具體人員如何分工的相關新聞報道。


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